Privacy

Privacyverklaring Studievereniging GeoVUsie

De Studievereniging GeoVUsie is een onafhankelijke vereniging zonder winstoogmerk, voor de studies Aardwetenschappen en Aarde, Economie en Duurzaamheid of een daaraan verwante opleiding aan de Vrije Universiteit te Amsterdam. Voor de ledenadministratie en daardoor het algeheel functioneren van de vereniging verwerkt Studievereniging GeoVUsie, verder genoemd als wij, privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij in de uitvoering van onze dienstverlening samen met andere organisaties of bedrijven.

Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens van leden van de vereniging. Persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent dat wij:
● duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij op het moment dat wij jouw persoonsgegevens opvragen via deze privacyverklaring.
● het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Wanneer wij meer opvragen dan noodzakelijk is, doen wij dat alleen met jouw expliciete toestemming. Wij leggen je in dat geval helder uit waarom wij deze aanvullende gegevens opvragen.
● jou eerst om uitdrukkelijke toestemming vragen om jouw persoonsgegevens te verwerken door middel van het tekenen van het ledencontract, in het geval van nieuwe leden.
● jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer zij daar wettelijk toe verplicht zijn. In beide gevallen zullen wij jou erover inlichten. Wanneer wij jouw gegevens delen, maken wij afspraken met derde partijen om er onder andere voor te zorgen dat deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Tijdens deze afspraken zullen ook passende beveiligingsmaatregelen genomen worden, indien van toepassing, om jouw persoonsgegevens te beschermen en wij zullen dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons jouw persoonsgegevens verwerkt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra derde partijen deze niet meer nodig hebben. Bij persoonsgegevensverstrekking aan derden moet je bijvoorbeeld denken aan dat de Stichting Houtzagerij in den Koele Blonde ook toegang heeft tot het ledenbestand, het verstrekken van gegevens voor vliegreizen, het boeken van hotels of ter administratie bij bedrijvenbezoeken.
● jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag of bezwaar ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen. 

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het afsluiten van een lidmaatschap, het aanmaken van een account op www.geovusie.nl , of het doen of ontvangen van transacties bij de vereniging, lever je bepaalde gegevens aan GeoVUsie. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken niet altijd alle gegevens (te vinden onder ‘Persoonsgegevens’), aangezien dit afhankelijk is van de interactie die getroffen wordt met de vereniging.

Persoonsgegevens

Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:
● naam
● e-mailadres
● geboortedatum
● gebruikersnaam
● geslacht
● IBAN
● lidmaatschapsnummer
● studentennummer
● studie
● technische meetgegevens van de apparatuur zijnde IP-adres en Google Analytics
● telefoonnummer
● postcode
● telefoonnummer van je ouders
● adres van je ouders
● IP-adres
● foto’s

Doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:
● voor onze ledenadministratie en ledentelling.
● om met jou of jouw ouders te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post. Denk bij communicatie met jouw ouders tijdens noodgevallen of voor de ouderdag.
● om de GeoVUsie-website te verbeteren.
● om de legitimiteit van de accounts op de site te kunnen achterhalen.
● voor financiële interacties.
● ter vereeuwiging van activiteiten en momenten.
● ter promotie van verenigingsactiviteiten, zoals via de GeoVUsie-Instagrampagina.

Verstrekking aan derden

De persoonsgegevens worden gedeeld met de Stichting Houtzagerij in den Koele Blonde. Dit omdat de activiteiten van de Stichting en de vereniging vaak gepaard gaan en deze twee instanties hetzelfde bestuur hebben. Wij kunnen jouw gegevens aan derden verstrekken als dat nodig is, om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn. In beide gevallen zullen wij jou hierover inlichten en toestemming vragen. Jouw naam op een officiële inschrijflijst voor een verenigingsactiviteit zetten telt als toestemming.

Beveiligen en bewaren

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van- en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Wij zijn de beheerder van de gegevens en kunnen, mochten wij dit nodig vinden, bepaalde leden/commissies machtigen om een selectie van de gegevens in te zien en te bewerken. Denk hierbij aan het verwerken van inschrijflijsten van activiteiten, de toegang van de Paparazcie tot de foto’s of die van de GeoWeb tot de website.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, mochten omstandigheden hiertoe aanleiding geven. Wijzigingen zullen aan de leden bekend gemaakt worden tijdens een Algemene Verenigingsvergadering, Algemene Ledenvergadering of via de mail. Daarnaast zal deze privacyverklaring ten alle tijden te zien zijn op de GeoVUsie-website.

Inzage, correctie, wijzigen en verwijderen van jouw gegevens

Mocht je jouw persoonsgegevens willen inzien, wijzigen of verwijderen of heb je vragen omtrent dit document of andere privacy gerelateerde zaken, dan kan je met het Dagelijks Bestuur contact opnemen via de volgende wegen:

Autoriteit Persoonsgegevens

In het geval dat wij jou niet afdoende kunnen helpen met jouw vragen of klachten omtrent privacy en persoonsgegevens, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacywaakhond in Nederland, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding

Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 9 september 2025.